معمولا پس از مرحله انتخاب نرم افزار ERP بزرگترین چالش استقرار این سیستم ها، پیاده سازی آن است. ما در شرکت دانا سیستم مدلی را طراحی و اجرا کرده ایم تا ریسک عدم موفقیت پیاده سازی ERP به حداقل برسد. اگر بعنوان یک پروژه به استقرار سیستم ERP نگاه کنیم، کنترل تمامی پارامترهای پروژه از الزامات می باشد. دغدغه اصلی پروژه مدیریت منابع انسانی درگیر در پروژه می باشد مخصوصا وقتی شرکت مورد نظر از طیف نرم افزارهای جزیره ای متفاوتی استفاده می کند. تعلق پرسنل و همچنین عادات آنها در استفاده از نرم افزارهای قبلی مانعی است برای استقرار سیستم جدید. ما در این مقاله سعی خواهیم کرد به چگونگی رفع موانع پروژه پیاده سازی سیستم بپردازیم. بطور کلی استقرار سیستم ERP شامل سه فاز کلان می گردد. اولین فاز پیاده سازی و ثبت تراکنش ها توسط کامندان است. دومین مرحله باز طراحی فرایندها یا باصطلاح مهندسی مجدد فرایندها می باشد. و سومین فاز انجام داده کاوی و پیاده سازی سیستم هوشمندی کسب و کار (BI) است.

 

 

 

مدیر پروژه پیاده سازی باید شناخت کافی و جزئی از همه وحدهای سازمانی، نرم افزارهای فعلی مورد استفاده، مخاطرات و محاسن فرایندهای فعلی داشته باشد. در گام اول مدیر پروژه بایستی به هر طریقی که شده تحلیلی از شرایط شرکت داشته باشد. بنظر ما تحلیل SWOT می تواند ابزار ساده و کارآمدی برای این منظور باشد. در نتیجه این تحلیل مشخص خواهد شد که استراتژی پیاده سازی سیستم ERP باید چگونه باشد. در این مرحله لازم است مدیر پروژه دید کافی از حجم کار برای اعضای هیئت مدیره سازمان ترسیم کرده و انتظارات آنها را در تحلیل های خود لحاظ کند. مدیر پروژه باید با هوشمندی و با تعامل با هیئت مدیره زیرساخت های مورد نیاز خود را نیز مانند ارتباطات اینترنتی، استخدام نیروی جوان و ... را فراهم کند. بنابراین مدیر پروژه باید شخصی باشد با دانش، جزء نگر، تعامل گر، صبور و برنامه ریز. بسیاری از شرکت ها مدیران فن آوری اطلاعات خود را بعنوان مدیریت پروژه انتخاب می کنند در صورتی که تر جیحا مدیر پروژه باید در رشته ای مانند صنایع تحصیل کرده باشد. در پیان این مرحله تیمی متشکل از مدیر پروژه پیاده سازی و نماینده و اعضای تاثیر گذار کارفرما (ترجیحا مدیریت عامل) تشکیل می گردد. وظایف این کمیته عبارتند از:

 

• تصویب و ابلاغ اهداف مرتبط با سیستم یکپارچه
• حصول اطمینان از کفایت، اثربخشی و کارایی سیستم یکپارچه
• حصول اطمینان از وجود اختیارات، پاسخگویی و صلاحیت‌های لازم جهت استقرار سیستم یکپارچه
• حصول اطمینان از وجود زیرساخت های لازم برای استقرار سیستم یکپارچه
• تصویب برنامه عملیاتی پیاده ­سازی سیستم
• سیاست‌گذاری و تخصیص منابع جهت آموزش و تقویت فرهنگ سیستمی
• تسریع و حل و فصل مشکلات مرتبط با استقرار سیستم یکپارچه
• پشتیبانی و حمایت از اهداف و اجرای برنامه عملیاتی
• ارائه گزارش ماهیانه از وضعیت استقرار سیستم یکپارچه و بررسی دلایل تاخیر نسبت به برنامه عملیاتی

 

 

پس از مشخص شدن رئوس استراتژی پیاده سازی، مدیر پروژه باید موارد زیر را بررسی و مشخص کند:

 

 

شاید دغدغه اصلی پیاده سازی مشخص کردن حوزه کار یا بعبارت بهتر ماژول های مورد نیاز مشتری است. فازبندی این حوزه نیز هوشمندی بسیار زیادی می طلبد که بیشتر رابطه مستقیمی با شناخت مدیر پروژه از آن صنعت و واحدهای سازمانی آن دارد. نکته بسیار مهمی که باید به آن توجه داشت این است که مدیر پروژه باید ماژول هایی را در فاز اول انتخاب کند که مطمئن باشد براحتی قابل پیاده سازی است و کارمندان آن قسمت نیز از بلوغ بیشتری برخوردارند. با این هوشمندی می توانید در ابتدای پروژه چند برد سریع داشته باشید و تعهد مدیریت ارشد سازمان را بیشتر جلب کنید. شروع پیاده سازی همه ماژول ها با هم به هیچ وجه برای شرکت های ایرانی توصیه نمی شود.

 

 

مدیر پروژه باید هوشمندانه از نتایج ارزیابی عملکرد پرسنل سازمان طی سال های گذشته استفاده کرده و بصورت پارامتریک نفرات درگیر پروژه خود را مورد بررسی قرار دهد. در نتیجه این تحلیل نفرات اصلی و کلیدی پروژه انتخاب می گردند و مدیر پروژه باید سرمایه گذاری مناسبی بر روی آنها انجام دهد. حتی نیاز است مدیر پروژه مخصوصا برای شرکت های پروژه محور مذاکراتی با واحد منابع انسانی جهت نگهداشت بهتر پرسنل منتخب داشته باشد. معمولا این نفرات در قسمت های مختلف با توجه به فرهنگ سازمان های ایرانی تعاملات موثر و مناسبی با یکدیگر ندارند لذا یکی از فعالیت های مهم مدیر پروژه ایجاد ارتباط مناسب بصورت نامحسوس است. بهتر است مدیر پروژه بودجه ای را نیز برای مباحث تشویقی در اختیار داشته باشد و از ابتدای پروژه وعده آن را به کاربران بدهد.

 

 

یکی از ایرادات اساسی که به پروژه های پیاده سازی سیستم ERP وارد است این است که همیشه این پروژه ها دیرتر از زمان مقرر به نتیجه می رسند. این چیزی نیست جز کم تجربگی و عدم شناخت مدیران پروژه و شرکت های پیاده ساز از واقعیت های ایران و صنعت. با استفاده از ابزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه می توانید بهتر عمل کنید. ما در دانا سیستم از نرم افزار IFS برای این منظور استفاده می کنیم. ریز کردن فعالیت ها تا حد ممکن و اختصاص آنها به منبع انسانی مشخص شده در قسمت قبل بسیار مهم است. ایجاد ارتباط پیشنیازی و پسنیازی و زمانبندی درست فعالیت ها با توجه به شناخت مدیریت پروژه این امکام را فراهم می کند که زمانبندی نادرستی به هیئت مدیره ارائه نشود و منطبق بر واقعیت ها باشد.

 

 

جدا از هزینه های پنهانی که پیاده سازی سیستم ERP برای سازمان دارد و ما در اینجا به آن نمی پردازیم، مشخص کردن هزینه ها برای هیئت مدیره بصورت واقعی و کنترل آن بصورت لحظه ای از وظایف مدیر پروژه می باشد. یکی از اتفاقات ناخوشایندی که معمولا در طول پیاده سازی سیستم رخ می دهد این است که مدیران عامل با افزایش نسبی هزینه های برآورد شده در ابتدای کار مواجه می شوند و این از میزان تعهد آنها می کاهد.

 

 

 

اینجا دقیقا همانجایی است که نقطه متفاوت سیستم های ERP روز دنیا  با سیستم های داخلی است. همانطور که در قسمت مدیریت منابع انسانی پروژه توضیح داده شد، ایجاد ارتباطات نفرات کلیدی واحدهای سازمانی مختلف از هنرهای مدیر پروژه باید باشد. بدلیل اینکه کار تیمی و یکپارچگی دو عاملی هستند که در فرهنگ ما ایرانیان ضعیف عمل می شود لذا این موضوع نگاه ویژه ای را از سمت مدیر پروژه می طلبد. این کار باید به تدریج انجام گردد بطوریکه جلسات یکپارچگی پس از یک یا دو ماه پس از شروع پروژه برگزار گردد. جالب است که بدانید وظیفه اصلی یکپارچگی بر عهده خود مدیر پروژه می باشد بعبارت دیگر بیشتر از هر شخص دیگری در سازمان مشتری، مدیر پروژه باید همه عوامل موثر در یکپارچگی های فرایندها در نرم افزار را کنترل و اجرا کند.

 

 

 

ریسک های پروژه پیاده سازی بیشتر مربوط به ترک پرسنل کلیدی شرکت می شود که توضیحات لازم در قسمت منابع انسانی داده شد. ریسک دیگر بسیار مهم شرکت تغییرات هیئت مدیره و مدیر عامل شرکت بعنوان پشتیبانان اصلی استقرار سیستم ERP می باشد و البته بسیاری از ریسک ها دیگر. مدیریت پروژه باید بداند در مواجهه با هر کدام از این وقایع چه باید بکند.

 

 

بسیاری از تمهیدات و برنامه های مدیریت پروژه در طول راه پیاده سازی توسط مدیران میانی شرکت اجرا نخواهند شد و این امر اجتناب ناپذیر است. لذا ارتباط موثر با مدیران و در برخی از موارد جلسات منظم با هیئت مدیره سازمان جهت ابلاغ رسمی به مدیران میانی پیشنهاد می گردد. در ابتدای راه پیاده سازی مدیران پروژه از مشاوران پیاده ساز خود بخواهند که روابط عاطفی خود را با نفران سازمان بیشتر کنند.

 

 

رفع نیازمندی هایی مانند سخت افزارهای مورد نیاز، تجهیزات و امکانات آموزشی، بودجه پاداش و بسیاری از عوامل دیگر می تواند ذهن مدیریت پروژه را از حواشی بی مورد در طول راه پاک کند بطوریکه تمرکز مدیریت پروژه بیشتر برای ارتباطات موثر باشد.

 

 

برنامه عملیاتی تلفیقی است از همه مواردی که در بالا گفته شد و مراحلی که در گام بعدی ذکر می گردد. برنامه خود را برای هیئت مدیره و یا کمیته راهبری ارائه دهید و تایید و ابلاغ آن را برای کلیه مدیران سازمان دریافت کنید.

 

 

 

بی شک اجرای برنامه عملیاتی ذکر شده در بالا در بهترین حالت نیز با انحراف مواجه خواهد بود. مدیر پروژه باید انعطاف پذیر بوده و خود را آماده تغییرات جدید کند. تعاملات گسترده و صبر زیاد در طول اجرا از مواردی است که مدیر پروژه باید به آن توجه زیادی داشته باشد. روش اجرای پروژه به مراحل زیر تقسیم می گردد:

 

• مطالعه فرایند

هدف از فاز مطالعه فرایند، بررسی فرایند کسب و کار مشتری و مقایسه با فرایندهای بهینه سیستم می­باشد. در صورت شناسایی شکاف مابین قابلیت­های سیستم و نیازمندی کارفرما، نیاز به طراحی فرایند جدید و یا اصلاح فرایندهای بهینه سیستم تعیین و مستند می­گردد. در انتها پس از بررسی فرایندهای اصلی مشتری در دامنه پروژه پیاده­ سازی، مدل فرایندی (فرایندهای مشتری که در سیستم قابل اجرا خواهد بود) و نیازمندیهای سفارشی­ سازی بالقوه (حتی الامکان کمترین تغییر در فرایندهای بهینه سیستم) شناسایی شده و خروجی فرایند مذکور به تایید کارفرما می­رسد. بعبارت دیگر در این گام تمرکز بر روی شناسایی راهکارهای مناسب در سیستم توسط تیم پروژه شرکت دانا سیستم با حداقل سفارشی­ سازی جهت برآورده ­سازی نیازمندی مشتری است.

 

• آموزش کلی سیستم

برای ایجاد آشنایی اولیه مشتری و شرکت پیاده ساز با اصطلاحات همدیگر، آموزشی کلی به همه کارکنان داده می شود تا از ابتدا همزبانی بیشتری بین دو طرف برقرار گردد.

 

• تست سناریوهای مشتری و خروجی آنها

در این مرحله سناریوهای مختلف ارسالی از سمت مشتری براساس فرایندهای سیستم مورد ارائه قرار خواهند گرفت. همچنین به منظور تست سناریوهای مذکور در پایگاه داده تستی، تنظیمات اولیه (تعریف اطلاعات پایه مورد نیاز سیستم) توسط نفرات تیم پروژه در سیستم صورت می­گیرد.

•  آموزش جزئیات سیستم و فرایندها

پس از نهایی شدن سناریوها، برنامه اجرای آموزش و نفرات مسئول جهت انجام آموزش و شرکت­ کنندگان در جلسات طی برنامه­ ای به کارفرما اعلام می­گردد. جلسات آموزش در سطح جزئیات به منظور آشنایی کاربران با تمامی قابلیت­های سیستم مرتبط با فرایندهای شناسایی شده و نحوه تطبیق فرایندها با قابلیت­های نرم­ افزار و همچنین نحوه ثبت اطلاعات و گزارشات مرتبط در سیستم برگزار می­ شوند. جلسات آموزشی بصورت کارگاه برگزار می گردد.

 

•  تست سناریو توسط کاربران مشتری

در این مرحله سناریوهای مختلف توسط کاربران مشتری مطابق با آموزش های داده شده در مرحله قبل مورد تست قرار خواهند گرفت. این جلسات بصورت کارگاهی برگزار می گردد.

 

• مشخص کردن سطوح دسترسی

برای کنترل سطوح دسترسی کاربران در هر ماژول، می­ بایست رول­های لازم براساس فرایندهای شناسایی شده توسط نفرات تیم پروژه به تفکیک ماژول مرتبط تعیین و سپس توسط نفرات فنی پروژه در سیستم تعریف گردد. لازم بذکر است پس از اخذ تائیدیه­ های لازم مبنی بر اعطا دسترسی کاربران توسط مدیران مرتبط در سازمان، این رول­ها به کاربران تخصیص می­یابند.

 

• ساخت گزارشات مورد نیاز

در برخی موارد، گزارشات موجود در سیستم، پاسخگوی نیاز کاربران نمی­ باشند. در اینگونه موارد، طی جلسه­ ای با واحدهای متقاضی گزارش (گزارش چاپی یا تحلیلی)، نسبت به تهیه مشخصات آن اقدام می­ گردد.

 

• انتقال اطلاعات

در ابتدای پیاده­ سازی نرم­ افزار، ورود و انتقال اطلاعات در سیستم توسط شرکت دانا سیستم انجام می­ گردد. بر این اساس جهت ورود اطلاعات در سیستم، فایل الگو توسط نفرات اجرایی به نفرات واحدهای مربوطه آموزش داده می شود. پس از تکمیل اطلاعات مورد نیاز در فایل الگو و صحه گذاری اطلاعات توسط نفرات مرتبط در سازمان، نفرات اجرایی پروژه، این اطلاعات را جهت بهره ­برداری از طریق ابزارهای مختلفی مانند data migration به سیستم منتقل خواهند کرد. کمک به تکمیل فایل های الگو توسط مشتری از الزاماتی است که مدیر پروژه باید به آن دقت کافی داشته باشد.

 

• شروع بکار سیستم

تاریخی جهت شروع بکار سیستم جدید انتخاب گردیده و به همه سازمان اعلام می گردد. در این تاریخ کلیه کاربران نهایی فعالیت های خود را در سیستم جدید انجام خواهند داد.

 

• پشتیبانی همزمان

پس از شروع بکار سیستم، تا حدود 1 الی 2 ماه بعد از شروع بکار سیستم، کارشناسان بصورت همزمان کنار کاربران خواهند بود تا از درستی انجام فرایندها در سیستم اطمینان حاصل کنند.