CMMS یا EAM: تفاوت ها چیست؟

عموماً صنایع دارایی محور با چالش هایی بسیار در ارتباط با مدیریت دارایی خود مواجه اند. شاید بتوان گفت که یکی از رایج ترین چالش ها برقراری توازن بین هزینه چرخه عمر و بهره وری کل در سازمان است. در سیستمهای مدیریت داراییهای فیزیکی، دارایی ها در فازهای طرح ریزی، طراحی، خرید، ساخت، راه اندازی، بهره برداری، نگهداری و اسقاط مورد پایش قرار میگیرد. این نکته حائز اهمیت است که تفکر استراتژیک در ارتباط با مدیریت موفق در تمامی جنبه های دارایی از ابتدای شناسایی نیاز و طراحی تا اسقاط آن در سازمان وجود داشته باشد. براین اساس در هر کدام از مراحل، تصمیمگیری با شفافیت بیشتری صورت گرفته و هزینه و مدت زمان اجرای هر کدام از مراحل چرخه عمر بهینه خواهد شد. در صورت عدم وجود نرم افزاری یکپارچه، سازمان با چالش بزرگی در مدیریت دارایی مواجه خواهد بود. در برنامه ریزی بلند مدت دارایی نیاز است که بتوان در هر زمان هزینه کلی نگهداری و تعمیرات تجهیز از ابتدا تاکنون، هزینه جایگزینی و ارزش کسب شده ایی که دارایی در سازمان ایجاد مینماید را مورد تحلیل قرار داد. این اطلاعات میبایست در تمامی سطوح به راحتی برای مدیریت سازمان در دسترس باشد. براین اساس با بکارگیری نرم افزار در حوزه نت، نگرش سیستمی و فرایندی و همچنین فرهنگ مستند نمودن اطلاعات در واحدهای نت پررنگ تر خواهد شد.

در سالهای اخیر با مطرح شدن مفهوم مدیریت دارایی، گرایش بسیاری از سازمانهای دارایی محور از CMMS به EAM بدلیل یکپارچگی مدیریت هزینه یابی نت با فرایندهای مالی و دیگر فرایندهای سازمان که در ادامه به آن اشاره خواهد شد، تغییر یافته است. شناخت تفاوتهای این دو نگرش در انتخاب درست نرم افزار مناسب برای سازمان بسیار راهگشا خواهد بود. تفاوت اصلی بین این دو محصول نرم افزاری در نتیجه و هدف نهایی مورد انتظار این دو راهکار نهفته است. بطور دقیقتر، CMMS جهت پایداری و مدیریت نگهداری و بهره برداری یک تجهیز ضروری است و تمرکز اصلی آن بر روی مدیریت سفارش کار در نت میباشد در حالیکه EAM جهت بهینه سازی هزینه، ریسک و عملکرد دارایی در کل چرخه عمر مورد نیاز است.

CMMS نرم افزار است که عموماً در سطح دپارتمان نت مورد استفاده قرار میگیرد این درحالیست که EAM برای کل سازمان قابلیت استفاده را خواهد داشت. همچنین تفاوت دیگر در دامنه و گستره دارایی هایی است که در EAM و CMMS درنظر گرفته میشود. EAM برخلاف CMMS، کل asset portfolio شامل داراییهای فیزیکی، IT، تجهیزات عملیاتی، ساختمان و دیگر داراییهای ثابت را دربر میگیرد. بعبارت دیگر EAM یک نرم افزار یکپارچه است که دقیقاً مشابه ERP اما برای سازمانهای دارایی محور بکارگرفته میشود. هر نرم افزار EAM میتواند بجای یک نرم افزار CMMS مورد استفاده قرار گیرد اما بدلیل قابلیت ها و گستردگی های EAM، هر نرمافزار CMMS نمیتواند بجای یک نرم افزار EAM بکار گرفته شود. EAM سوابق جامعتری از داراییها در کل فرایندهای چرخه عمر از شناسایی نیازمندی و طراحی تا اسقاط تجهیز را در برمیگیرد. چرخه عمر دارایی در واقع یک پروژه طولانی مدت است که با فرایند مهندسی و ساخت تجهیز شروع میشود. بنابراین این راهکار علاوه براین که نیازمندیهای نگهداری و تعمیرات را پوشش میدهد، نیازمندیهای الزامات و استانداردهای مدیریت دارایی را نیز برآورده مینماید. یکی از نیازمندیهای اطلاعاتی در استانداردهای مدیریت دارایی نگهداری تمامی اطلاعات دارایی در کل چرخه عمر در یک دیتابیس واحد و در یک سیستم میباشد. این موضوع یکی از تفاوتهای مهم مابین دو راهکار EAM و CMMS میباشد. بنابراین به وضوح میتوان دریافت که مدیریت تمام داراییها حول یکپارچگی میگردد. این رویکرد دید وسیعتری نسبت به تحلیل هزینه های چرخه عمر دارایی مانند هزینه ساخت، هزینه جایگزینی، هزینه توسعه و بازسازی دارایی و هزینههای نگهداری آن به سازمان خواهد داد.

EAM یک ارزش افزوده ای از طریق ردیابی کامل میزان زمان و هزینه صرف شده بر روی دارایی مانند هزینه برونسپاری (مدیریت قرارداد پیمانکاران)، مواد، اجاره دارایی و دیگر هزینه های متفرقه ایجاد مینماید. بطور مثال اگر یک تکنسین نت که به سایتها عملیاتی مختلفی سرویس ارائه مینماید، کلیه هزینه های متفرقه مانند هزینه اقامت و سفر به ازای سفارشات کار مرتبط در سیستم قابل ردیابی و کنترل خواهد بود. در صورت وجود حجم بالایی از سفارشات کار (بطور مثال فعالیتهای اورهال) میتوان مدیریت هزینه کلیه فعالیتها را از طریق مدیریت پروژه کنترل نمود. با توجه به پشتیبانی این راهکار از استاندارد ISO 14224 میتوان تجزیه و تحلیل بر روی هزینه و زمان صرف شده را براساس طبقه بندی های اشاره شده در استاندارد مانند کلاس و گروه تجهیز انجام داد.

لازم بذکر است رویکرد مدیریت یکپارچه دارایی، با توجه به وجود استانداردISO 55001 بیش از پیش مورد توجه قرار گرفته است. این استاندارد روشی است مناسب، جهت اثبات و اطمینان به مشتریان و ذینفعان سازمان که عملیات و کنترل هزینه بصورت قابل اطمینانی اجرا شده و همچنین برگشت سرمایه برای سازمان حداکثر خواهد شد. براین اساس شناخت اینکه کدام یک از راهکارهای مذکور برای سازمان شما متناسب است، بسیار حیاتی خواهد بود. در CMMS تمرکز بر روی نگهداری و تعمیرات است، اگرچه امکان گسترش آن به مدیریت انبار و دیگر حوزه ها وجود دارد اما اغلب توسط نفرات واحدهای نت مورد استفاده قرار میگیرد. (بسیاری از نرم افزارهای CMMS قابلیتهای بیشتر از آنچه به عنوان مدیریت سفارش کار شناخته میشوند، را نیز پوشش میدهند). سیستم های CMMS با هدف جمع آوری هزینه های مواد، نیروی انسانی، خدمات و به عنوان ابزاری جهت ثبت اطلاعات نگهداری تجهیز طراحی میشوند. لازم بذکر است حتی در صورتیکه CMMS قابلیتهای بیشتری را پیشنهاد نماید، در اکثر اوقات بدلیل اینکه به عنوان نرم افزار واحد نت شناخته میشود، بدون استفاده باقی خواهد ماند. این در حالیست که با توجه به اینکه EAM طیف بسیار گسترده ای از قابلیت ها مانند نیازمندیهای خرید، مهندسی/ طراحی، ایمنی و بهداشت، محیط زیست، مدیریت کیفیت، تضمین کیفیت، مدیریت پروژه، مدیریت امور قرارداد پیمانکاران، مدیریت ریسک، مدیریت اسناد، مدیریت منابع انسانی و مالی را در بر میگیرد، میتواند برای کل سازمان بدون نیاز به وجود نرم افزارهای متعدد و جزیرهای مورد استفاده قرار گیرد. برآورده سازی Timelineها در فعالیتهای نت بسیار حیاتی است، بطوریکه در بعضی صنایع هر روز downtime برای سازمان، میلیونها دلار ضرر و زیان به همراه خواهد داشت. بنابراین در سازمانهایی که از چنین سیستم های بهره میبرند، بسادگی میتوان تفکیک هزینه های نت و نگهداری تجهیز را جمع آوری و کنترل نمود. بی تردید براساس آنچه بیان شد، CMMS همه نیازمندیهای چرخه عمر دارایی که در استانداردهای مدیریت دارایی اشاره شده است را به تنهایی برآورده نخواهد کرد.

لازم بذکر است بدلیل ارتباط گسترده با طرفهای تجاری بیرون سازمانی (شرکتهای مهندسی و پیمانکاران نگهداری و تعمیرات) در شرکتهای دارای محور، بکارگیری از قابلیتهای Portal و دسترسی به اطلاعات داراییهای سازمان از یک دیتابیس مشترک بسیار حائز اهمیت خواهد بود. بطور مثال پیمانکار از برنامه نت هفته های آتی برای تجهیزات مرتبط آگاه شده و براین اساس میتواند برنامهریزی صحیحتری جهت آماده سازی فعالیتها و منابع مورد نیاز نماید. همچنین اجازه ثبت نتایج فعالیتهای صورت گرفته توسط پیمانکار بصورت مستقیم در سیستم وجود خواهد داشت که بروکراسی و تاخیر در بروزرسانی فعالیتهای صورت گرفته را بطور فزایندهای کاهش خواهد داد. لازم بذکر است یکی از معیارهای مهم در فرایند انتخاب نرم افزار EAM، پشتیبانی از طرفهای تجاری درگیر در فرایند مهندسی و طراحی Plant است.

نتیجه گیری:

بسیاری از بسته های نرم افزاری CMMS ماژولهای مشابه با EAM را بدون اینکه به اندازه کافی قدرتمند باشند معرفی نموده اند. CMMS عموماً برای پاسخگویی به نیازهای ضروری مدیریت نگهداری و تعمیرات و EAM در کلیه فرایندهای سازمان مورد استفاده قرار میگیرد. بدون شک اندازه و گستردگی و اهمیت مدیریت دارایی در سازمان و میزان محوریت فعالیت مدیریت دارایی میتواند در تصمیم گیری و انتخاب CMMS و یا EAM تاثیرگذار باشد. سوابق نشان میدهد سازمانهای نت کوچک تا متوسط (75 نفر) به احتمال زیاد گرایش به CMMS خواهند داشت. همچنین سازمانهایی که تعداد پرسنل نت زیاد و داراییهای مهم، گران و حیاتی دارند، به تهیه نرم افزار EAM توصیه میشوند. در زمانیکه پروژه خرید نرم افزار توسط واحد نت هدایت شود، عموماً انتخاب CMMS خواهد بود، زیرا در اینصورت نگرش و نیازمندی سیستم یکپارچه مطرح نخواهد بود. نکته بسیار مهم عدم شتابزدگی در تصمیم گیری و انتخاب نرم افزار است، زیرا در بسیاری از موارد پس از پیاده سازی مجال برگشت به عقب و تصمیم گیری مجدد برای سازمان وجود نخواهد داشت. در انتها شایان ذکر است که سازمانهایی که نیاز فوری به پیاده سازی و تهیه نرم افزار CMMS دارند (برآورده سازی نیازمندی واحد نت در اولویت باشد)، مناسب تر است نرم افزاری در سطح EAM با قابلیت ماژولار را انتخاب نمایند که بتوانند با قابلیتهای آن رشد نمایند. با این رویکرد آینده نگر، سازمان بخشهایی از یک نرم افزار EAM را که تنها نیازمندیهای CMMS را برآورده مینماید، خریداری نموده اما در صورت نیاز امکان تسریع آن به دیگر فرایندهای سازمان وجود خواهد داشت. با لحاظ نمودن این موضوع، در صورتیکه سازمان بخواهد نرم افزار را در دیگر حوزه های فرایندی (ایمنی و بهداشت، محیط زیست، مدیریت کیفیت، تضمین کیفیت، مدیریت پروژه، مدیریت امور قرارداد پیمانکاران، مدیریت ریسک، مدیریت اسناد، مدیریت منابع انسانی، مدیریت تولید، مالی و ...) مورد استفاده قرار دهد، میتواند ماژولهای مورد نیاز را با حفظ یکپارچگی اطلاعات در سازمان مورد استفاده قرار دهد.