وقوع رویدادهایی نظیر توسعه رقابت جهانی، پیشرفت فن آوری اطلاعات و ارتباطات و دسترسی به سیستم های اطلاعاتی طی دو دهه گذشته و تلاش واحدهای اقتصادی جهت احراز رتبه جهانی و ورود به بازارهای بین المللی، لزوم داشتن نگرشهایی همچون رضایت مشتریان و مدیریت بر مبنای فعالیت را اجتناب ناپذیر کرده است.
همچنین با افزایش سهم فن آوری و سایر اجزای هزینه های سربار در تولید کالاها و خدمات، روشهای هزینه یابی سنتی، اطلاعات صحیح در مورد هزینه سربار و تسهیم آن فراهم نمی آورد در حالیکه اطلاعات بهای تمام شده محصولات، خدمات و مشتریان از مهمترین اطلاعات مالی است که برای تصمیمات مدیریت مورد نیاز است. برآورده نشدن اطلاعات مورد نیاز مدیریت توسط سیستم های هزینه یابی سنتی، واحدهای اقتصادی را به سمت استفاده از سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC) متمایل کرده است.

سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت یکی از سیستم های نوین هزینه یابی محصولات و خدمات است که نیازهایی از قبیل محاسبه صحیح بهای تمام شده محصول یا خدمت، بهبود فرایندها، حذف فعالیت های زائد، شناخت محرک های هزینه، برنامه ریزی عملیات و تعیین راهبردهای تجاری را برای واحد اقتصادی برآورده می سازد. این سیستم به جای پرداختن به نشانه و معلول، علت ایجاد هزینه را کالبدشکافی کرده و اگر فعالیتی دارای فلسفه توجیهی، متقاضی و حتی ارزش افزوده نباشد، زمینه حذف، تعدیل یا بهبود آن را فراهم می کند.

 

ABC بر فعالیتهایی تأکید دارد که برای تولید محصولات (خدمات) باید انجام شوند و سپس هزینه فعالیتها با توجه به میزان استفاده هر محصول از فعالیتها به محصولات تسهیم می شود.

محاسبه بهای تمام شده توسط سیستم های سنتی و ایرادات وارد بر آن:

در سیستم های سنتی هزینه یابی، برای تخصیص هزینه سربار در غالب موارد از هزینه (ساعت) کار مستقیم به عنوان مبنای تخصیص استفاده می شود. در حالیکه امروزه هزینه کار مستقیم غالباً کمتر از 15% و در مقابل هزینه های سربار بیش از 50% از هزینه محصول را دربر می گیرد.  بنابراین تخصیص هزینه های سربار بر اساس مبناهایی همچون ساعت (هزینه) کار مستقیم منجر به محاسبه نادرست بهای تمام شده محصولات می شود.

در نظام سنتی، بهای تمام شده محصول طی فرایند زیر محاسبه می شود:

• ردیابی (اختصاص) مواد و دستمزد مستقیم به محصولات یا خدمات.
• تخصیص هزینه های سربار به محصولات یا خدمات بر مبنای یک نرخ جذب معین.
• محاسبه بهای تمام شده محصولات.

به این شیوه محاسبه بهای تمام شده ایراداتی وارد شده است که می توان موارد زیر را بیان کرد:

• هزینه کار مستقیم اهمیت خود را از دست داده است.
• استفاده از یک مبنای تخصیص نمی تواند به طرز مناسبی تمام روابط بین هزینه ها را نشان دهد.
• علی رغم بالا بودن سهم هزینه سربار در هزینه محصول، نحوه تخصیص هزینه سربار به هر اندازه که باشد فاقد اهمیت است.
• این سیستم در جریان های عملیاتی پیچیده و غیرمعمول جوابگو نمی باشد.
• اطلاعاتی صحیح و واقعی در مورد بهای تمام شده و سودآوری شرکت ارائه نمی کند.

هزینه یابی بر مبنای فعالیت برای شرکتهایی مناسب است که ارائه دهنده خدمات مختلفی باشند، دارای هزینه سربار بالا هستند و دارای جریان عملیاتی پیچیده و غیرمعمول می باشند.

 

در سیستم های هزینه یابی سنتی، عموماً از طریق ایجاد مراکز هزینه، کلیه هزینه های دوایر مختلف عملیاتی و عملیاتی به تعداد خدمات ارائه شده تقسیم می شود تا بهای تمام شده خدمات تعیین شود. در این سیستم هیچ گونه ارتباط مستقیمی بین فعالیتهای لازم جهت تولید محصولات (خدمات) با هزینه ها و همچنین میزان استفاده این فعالیتها از منابع مالی شرکت وجود ندارد. در نتیجه بهای تمام شده محصول منعکس کننده مستقیم فعالیتها و ارزش منابع به کار گرفته شده شرکت نیست. سیستم ABC این نقیصه را بوسیله مرتبط نمودن مستقیم هزینه های سازمانی با هزینه های فعالیت عملیاتی مرتفع می سازد.

سیستم ABC تخصیص هزینه های عمومی و مشترک را در دو مرحله انجام می دهد.  در مرحله اول هزینه فعالیتهایی که منجر به پیداش محصولات یا خدمات گشته اند تعیین می شود. این مرحله شامل موارد زیر است :

• بررسی هزینه های عملیاتی و غیر عملیاتی.
• تعیین فعالیتهای مربوط به تولید یا توزیع محصولات یا خدمات.
• تعیین تعداد مراکز فعالیت جهت جمع آوری هزینه ها.
• تعیین هزینه های مربوط هر فعالیت.

مرحله دوم مربوط به جذب هزینه مراکز فعالیت به محصولات یا خدمات جداگانه است. این مرحله شامل موارد زیر است:

• تعیین مبناهای متعدد تولید و غیر تولیدی جهت تخصیص هزینه ها.
• تقسیم هزینه مراکز فعالیت به منباهای مختلف و تعیین نرخ سربار.
• جذب نرخ سربار محصولات یا خدمات گوناگون.

سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت پدیده نوینی است که تفکر هزینه یابی سنتی حسابداری مدیریت را به شدت دگرگون ساخته است و توجه واحدهای اقتصادی بسیاری را به خود جلب نموده است برخی از مزایای این سیستم عبارتند از:

• بهبود سیستم هزینه یابی و تخصیص هزینه های شرکت به طور مطلوب تر.
• تعیین بهای تمام شده و قیمت گذاری به صورت منطقی و دقیق تر.
• کنترل عملیات شرکت و برنامه ریزی و تصمیم گیری کار.
• ارزیابی صحیح تری از عملیات مالی مدیران.
• حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده.

علی رغم این مزیت ها، امروزه شرکت ها کمتر به مبحث هزینه یابی بر مبنای فعالیت پرداخته اند و دلیل عمده آن عدم آشنایی مدیران و صاحبان صنایع مختلف است.

 

نرم افزار IFS یکی از برترین نرم افزارهای حوزه نگهداری و تعمیرات (CMMS) و نیز مدیریت یکپارچه داراییهای سازمانی (EAM) می باشد. IFS راهکارهای مرتبط با نگهداری و تعمیرات و مدیریت داراییها را برای هر سازمان متناسب با نیازها و اولویت های آن سازمان به صورت بسته ای از ماژولها و کامپوننتهای مرتبط انتخاب و پیشنهاد می نماید. به عنوان مثال مجموعه ماژولها و کامپوننتهای انتخاب شده در تصویر بالا مجموعه ای جامع را برای سیستمهای نگهداری و تعمیرات و مدیریت داراییها را برای یک سازمان دارایی محور (Asset intensive) فراهم می نماید. ویژگی بارز بسته EAM نرم افزار IFS عدم تناقض آن با راهکارERP شرکت بوده و سازمان در هر زمان میتواند بسته EAM را به سیستم یکپارچه برنامه ریزی منابع سازمانی ERP ارتقا دهد. این ویژگی ریشه در ساختار ماژولار نرم افزار IFS داشته که سبب قابلیت انعطاف بالای نرم افزار و همچنین قابلیت امکان ایجاد تغییرات لازم و به موقع در واکنش به تغییرات محیطی (Agility) می گردد.

 

در حوزه نگهداری و تعمیرات مشابه تمامی حوزه‌های دیگر در صنعت، استاندارد‌های بسیاری مطرح شده است. در ارتباط با نحوه و روش جمع آوری داده‌ها، رایج‌ترین استاندارد در صنعت نفت، گاز و پتروشيمي، استاندارد ISO 14224 با عنوان "‌‌جمع‌آوري و تبادل داده‌هاي نگهداري و تعميرات و قابليت اطمينان براي تجهيزات نفت، گاز و پتروشيمي" می باشد. در صنايع نفت، گاز و پتروشيمي، ايمني، قابليت اطمينان و تعميرپذيري تجهيزات از اهميت ويژه‌‌ای برخوردار است. هزينه‌ها و تبعات ناشي از کم توجهي به قابليت اطمينان و ايمني بسيار سنگين هستند و از اين رو تعریف اطلاعات خرابي، دلايل و مکانيزم بروز خرابي و تکنيک‌هاي نگهداري و تعميرات مرتبط به اين دسته از صنايع، مهم دانسته شده و شرکت‌ها به تدريج پي بردند که براي تسهيل گردش و تبادل اطلاعات در بخش‌هاي مختلف سازمان نيازمند فرمت‌هاي اطلاعاتي استاندارد و زبان مشترک هستند. این استاندارد حداقل اطلاعات مورد نياز جهت استفاده در تحليل‌هاي نت و قابليت اطمينان را در قالب فرمت‌هاي استانداردي براي ‌‌جمع‌آوري و ثبت داده‌ها معرفي مي نماید. از دیگر استاندارد‌های حوزه نت در شرکت‌های با حجم عملیاتی بالا و دارایی‌‌های گسترده و حیاتی، استاندارد‌های سیستمهای مدیریت دارایی (ISO 55001) است. مدیریت دارایی،‌ روش و فعالیت‌های طرح‌ریزی شده‌ای است که سازمان از طریق آن، هزینه‌ها، ریسک‌ها و عملکرد دارایی‌های فیزیکی را در طی چرخه عمر دارایی با هدف پیاده سازی برنامه‌های استراتژیک سازمان، برنامه ریزی و مدیریت می‌نماید. مطرح شدن مبحث مدیریت دارایی‌ها منجر به تغییر نگاه سازمان‌ها از مدیریت فنی به نگاه استراتژیک دارایی‌ها و از مدیریت جزیره‌ای (CMMS) به مدیریت سیستمی (EAM) شده و دستاوردهای ویژه‌ای را به همراه داشته است. بسیاری از سازمان‌های ایرانی، جهت پیاده‌سازی و برآورده‌سازی این الزامات، به دنبال یک الگو برای جهت دهی به تلاش‌های خود در زمینه مدیریت دارایی‌های فیزیکی هستند. مدل‌های تعالی سیستم‌های مدیریت دارایی‌های فیزیکی (PAM) به عنوان مناسب‌ترین الگو معرفی شده است. مدل پیاده سازی سیستم مدیریت نت تری وایرمن که هرم قابلیت اطمینان و مدل جان کمپبل John Dixon Campbell که مدل آپ تایم UPTIME را ارائه نموده‌اند، از پرکاربردترین این مدل‌ها هستند.

 

با توجه به تجربه و سوابق تیم شرکت دانا سیستم در پیاده‌سازی بسته مدیریت دارایی نرم‌افزار IFS در صنایع مختلف، توصیه می‌شود در هر صنعتي که فعاليت مي‌کنيد و در هر مرحله‌‌ای از پياده سازي سيستم نت که هستيد از استاندارد 14224 در شناسایی و طراحی فرایند نت در سازمان به عنوان يک راهنما استفاده نماييد. راهنمائیهاي ارزنده این استاندارد در ‌‌جمع‌آوري اطلاعات مربوط به خرابي‌ها و اطلاعات نگهداري و تعميرات را نيز در کمتر منبع مطالعاتي مي‌‌توان يافت. در این استاندارد اشاره شده است که کيفيت داده‌های جمع آوری شده و روش جمع آوری داده‌ها در کیفیت تجزیه و تحلیل داده‌های آتی نقش بسیار مهمی دارد. براین اساس جمع آوری و نظارت صحیح بر صحت اطلاعات مذکور تاثیر بسزایی در موفقیت راه اندازی سیستم‌های نرم‌افزاری و اطلاعاتی خواهد داشت. لازم بذکر است اطلاعات پایه مورد نیاز جهت شروع به کار در نرم‌افزار IFS، بخوبی نیازمندیهای استاندارد مذکور را برآورده می‌نماید.

 

شرکت دانا سیستم برای سازمانهایی که سفر مدیریت دارایی را آغاز می کنند، استفاده از این استاندارد را به عنوان ابزاری بسیار مناسب جهت تطبیق با استانداردهای موجود در صنعت نفت، گاز و پتروشيمي پیشنهاد نموده که سازمان را به تهيه اطلاعات در سه بخش توصيه و راهنمايي لازم را براي ‌‌جمع‌آوري و سازماندهي اين اطلاعات ارائه مي‌نماید:

1)اطلاعات تجهيزات (کلاسه بندی تجهیزات، شاخص اهمیت تجهیز و ...):

در بخش اول نحوه مرزبندي و معرفي يک آيتم به عنوان تجهيز مستقل و همچنین چگونگي ايجاد ساختار شکست براي تجهيزات تشريح می‌گردد. بسته EAM در نرم‌افزار IFS با محوریت دارایی (Asset Base) طراحی شده است. به این معنی که کلیه تراکنش‌های سیستم و نرم افزار حول محوریت تجهيز و ثبت و نگهداری اطلاعات تجهيز می‌باشد. قابلیت تعریف انواع مختلف ساختار تجهیز (مطابق آنچه که در استاندارد مطرح شده است) در سیستم از ویژگی‌های این نرم‌افزار می‌باشد.

 

 نمونه ساختار درختی استاندارد ISO 14224

2)اطلاعات خرابی ها(حالت خرابی, علت خرابی, پیامدخرابی, روش شناسایی خرابی و ...)

3) اطلاعات نگهداري و تعميرات (اولویت بندی wo، انواع فعالیت‌های نت، اطلاعات ابزار، اطلاعات پرسنل نت و پیمانکاران نت و ...)

جمع‌آوري اطلاعات براي استفاده در محاسبات قابليت اطمينان يکي از اهداف مهم بوده که تعريف و ثبت داده‌هاي مربوط به خرابي نیز به عنوان اطلاعات پایه در نرم‌افزار به نحو مطلوبي براساس استاندارد برآورده می‌شود. اطلاعاتی مانند کدینگ حالتهای خرابی (Failure Mode)، کدینگ مکانیزم خرابی (Failure Mechanism)، ریشه خرابی (Failure Cause) و .... در نرم‌افزار IFS نیز ‌‌جمع‌آوري و نگهداري اطلاعات مرتبط به فعاليت‌هاي نت در هر دو دسته فعاليت‌هاي اضطراري/ اصلاحي و فعاليت‌هاي نگهداری مورد توجه قرار گرفته است. برآورده‌سازی این استاندارد بدلیل فراهم سازی بستر اطلاعاتی مناسب، می‌تواند بستر تعالی را در سازمان ایجاد نماید.

لازم بذکر است با بکارگیری نرم‌افزار‌های مدیریت یکپارچه دارایی (EAM)، بسیاری از گام‌های مدل‌های تعالی برای سازمان‌های دارایی محور تسهیل خواهد شد. مدل آپتایم، آزموده شده‌ترین و فراگیرترین مدل مدیریت دارایی‌های فیزیکی (نگهداری و تعمیرات) با بیش از ۱۰۰۰ پیاده سازی در جهان است. این مدل ۱۰ جنبه‌ی مدیریت دارایی فیزیکی را در نظر گرفته و پس از ارزیابی نشان خواهد داد که سرمایه گذاری بر روی کدام یک از این جنبه‌ها، بازگشت سرمایه ی بالاتری را برای سازمانها به ارمغان خواهد آورد. لازم بذکر است در این راستا اداره کل راهبری نظام نگهداری و تعمیرات صنعت نفت کارگروه داخلی تشکیل داده و با همکاری تیم مجرب و با اقتباس از مدل جان کمپبل، مدلی بومی برای این وزارت خانه تهیه نموده و به شرکت‌های زیرمجموعه جهت اجرا ابلاغ شده است.

 

 

 هرم مدل تعالی کمپبل

 

نرم‌افزار‌ها در این حوزه به عنوان نگهدارنده شریان اصلی نگهداری و تعمیرات، یعنی داده‌ها و اطلاعات مرتبط، اهمیت دو چندانی در فرایند‌ها و سیستم‌های نگهداری و تعمیرات دارند. جهت تطبیق با نیازمندیهای این مدل‌ها، سازمان نیاز دارد تا تمامی اطلاعات دارایی را در سرتاسر چرخه عمر بتواند در یک دیتابیس و سیستم جهت مدیریت بهتر مورد استفاده قرار دهد. برای برآورده‌سازی نیازمندیهای این الزامات، نرم افزار‌های حوزه EAM بسیار راهگشا خواهند بود. نرم‌افزار IFS به خوبی نیازمندی‌ها و ابزار‌های اشاره شده در گام‌های مختلف هرم‌های تعالی در دو مدل کاربردی کمپبل و تری وایرمن را از طریق ماژول‌های مختلفی پوشش می‌دهد. 

 هرم مدل تعالی تری وایرمن

 

همچنین ماژول‌های مختلف نرم‌افزار IFS براساس آنچه به عنوان سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات در استاندارد NORSOK اشاره شده است، نیازمندی‌های سیستم مذکور را مطابق تصویر زیر برآورده می نمایند. 

چگونگی برآورد نیازمندیهای سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات NORSOK در نرم افزار IFS

 

• مدیریت حوزه کار و فازبندی

• مدیریت منابع انسانی

• مدیریت برنامه ریزی و زمانبندی

• مدیریت هزینه

• مدیریت یکپارچگی

• مدیریت ریسک

• مدیریت روانشناسی

• مدیریت زیرساخت

اگر همه جوانب ذکر شده در بالا دیده نشود، گاهی اوقات پس از شروع بکار سیستم مشکلی بوجود می آید که مانع بزرگی برای شروع انجام فعالیت های نرم افزاری خواهد شد. مدیر پروژه در این موقعیت باید تصمیم بگیرد که موارد را به سرعت برطرف خواهد کرد و یا زمان دیگری را برای شروع دوباره در نظر خواهد گرفت. با توجه به فشار کاری زیاد در مراحل آخر کار پیاده سازی، مدیر پروژه باید از همه توان مشاوران خود برای تکمیل هر کدام از فعالیت ها استفاده کرده و ارتباطات ماژول ها را با هم کنترل کند. در ایران بیش از اینکه مهم باشد که نرم افزار ERP شما در کدام رتبه جهانی است، مهم این است که تیم پیاده سازی شما اشراف و تعامل کافی برای پیاده سازی سیستم داشته باشد.

همه ما می دانیم که ERP را بعنوان یک بسته نرم افزاری معرفی می کنند که از ماژولهای مختلفی مانند مالی، انبار، خرید، مدیریت و برنامه ریزی پروژه ، مدیریت منابع انسانی و ... تشکیل شده و از طریق دیتا بیس واحد، اطلاعات بین ماژول های مختلف، به اشتراک گذاشته می شوند. ولی واقعیت چیز دیگریست. حتما می پرسید چرا!! این مقاله سعی در پاسخ دادن به این سوال می کند.

ERP از یک نیاز سازمانی آغاز می گردد. نیازی که با توجه به رشد تعداد پرسنل و حجم اطلاعات سازمان ایجاد می گردد و الزاما باید نگرشی متمرکز بر آنها داشت. مدیران ارشد با توجه به آینده ای که برای سازمان خود متصور هستند و همچنین برای اینکه کیفیت و سرعت تصمیمات خود را بالا ببرند، تمایل به پیاده سازی ERP پیدا می کنند.

پس از اینکه این نیاز تبدیل به یک تصمیم می گردد سازمان با چهار مرحله بسیار مهم مواجه خواهد بود.

اول ارزیابی استراتژیک: در این مرحله مدیران وضعیت جاری سازمان های خود را ارزیابی می کنند و سپس وضعیت مطلوب را نیز برای خود ترسیم خواهند کرد. معمولا در این زمان است که فرایندهای سازمان شناسایی می گردند و نقشه فرایندی سازمان مشخص می گردد. تحلیل زیرساخت ها، دانش و انعطاف پذیری نیروی انسانی بسیار مهم و حیاتی است.

دوم انتخاب نرم افزار: امروزه روش های متفاوتی برای انتخاب نرم افزار ERP وجود دارد. پرسشنامه های الکترونیکی در سایت های معتبر می تواند یکی از راه های محدود ساختن دایره فروشندگان نرم افزار در اولین مرحله باشد. سپس با تحلیل هایی که در مرحله قبل انجام شده بود می توان از شرکت های منتخب خواست که وضعیت مطلوب ترسیم شده را در قالب جلسات متناوب ارائه دهند. معمولا نرم افزارهایی توسط لایه تصمیم گیرنده سازمان انتخاب خواهد شد که کمترین شکاف را با فرایندهای سازمان داراست و از پشتیبانی مناسبی برخوردار است.

سوم پیاده سازی: این مرحله خود به مراحل دیگری شکسته خواهد شد. برنامه ریزی و سازماندهی تیم اجرایی در اولین گام انجام می شود. هر چقدر برنامه و تیم اجرایی براساس فرهنگ سازمانی و مبتنی بر واقعیت ها تدوین و انتخاب گردند، احتمال موفقیت بالاتر خواهد بود. در دومین گام مطالعه فرایندها آغاز می گردد. در این قسمت توجه به این نکته بسیار حائز اهمیت است که همه کاربران سازمان ها باید بینایی لازم را بر روی فرایندهای خود داشته باشند. ERP فقط مانند یک عینک عمل خواهد کرد. توصیه می گردد در این گام برای سرعت پیاده سازی تا حد امکان از مهندسی مجدد فرایندها جلوگیری گردد ولی این امر مستلزم این است که فرایندی بهینه در سازمان جاری باشند. گام های بعدی آموزش، تست و ارزیابی خواهند بود. در طول انجام کلیه مراحل بالا مدیریت تغییر و کنترل پروژه انجام می گردد و ممکن است بر اساس نیاز سازمان سفارشی سازی (Customization) نیز صورت پذیرد. مدیریت تغییرات نیز نیاز به شکسته شدن به مراحل دیگری خواهد داشت که در شماره های بعدی این ماهنامه توضیح داده خواهد شد (درک تغییر، برنامه ریزی برای تغییر، اجرا و نظارت بر تغییرات). گام آخر استفاده و بهره برداری از سیستم است که معمولا در چند فاز انجام می شود.

چهارم پشتیبانی: همانطور که تجهیزات نیاز به نگهداری و تعمیرات دارند، سیستم ERP نیز نیاز به بهبود، ارتقاء، مهندسی مجدد و توسعه خواهد داشت. شرکت های بسیاری بوده اند که پیاده سازی موفق داشته اند ولی بدلیل پشتیبانی و توسعه نامناسب شکست خورده اند.

اگر به موارد بالا موضوعاتی مانند "ماهیت چالشی پیاده سازی سیستم جدید"، "آمادگی روحی و روانی منابع انسانی"، "میزان تعامل و تضاد واحدهای سازمانی"، "ظرفیت هزینه کرد سازمان و پذیرش زمان طولانی پیاده سازی"، "درگیری کارکنان سازمان" و بسیاری موارد دیگر را اضافه کنیم، می توانیم دریابیم که چرا یک تعریف کوچک از ERP کار درستی نیست و این امر نیاز به شناخت وسیع خواهد داشت.

خوب است نگاهی به عوامل موفقیت برخی از شرکت ها داشته باشیم. مطمئنا برای کسب این تجربیات هزینه های زبادی تاکنون پرداخت شده و به معنای واقعی کلمه ارزشمند هستند.

• در پیاده سازی های موفق، فعالیت ها به صورت دقیق و مبتنی بر واقعیت ها تعریف شده است.
• در پیاده سازی های موفق، تعامل و همسویی کارکنان سازمان و دوری از تضادها و چالش ها منفی بسیار بارز بوده است.
• در پیاده سازی های موفق، رهبری و مدیریت تیم معمولا ثابت بوده و تا حد امکان تغییر نکرده است.
• پیاده سازی های موفق معمولا به زیرپروژه های قابل مدیریت جداگانه شکسته شده و در این حالت با وجود افزایش نیاز به هماهنگی، مدیریت منابع بهبود یافته است. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه توصیه می گردد.
• تشخیص صحیح و بموقع مشکلات در طول فرایند پیاده سازی می تواند در حل آسان و کم هزینه آنها بسیار موثر باشد.
• کمی کردن شاخص های فرایندی پیاده سازی و نظارت مداوم بر آن نیز بسیار نقش مهمی در موفقیت دارد.

همه مراحل ذکر شده در بالا جزیی از الزامات استقرار ERP در سازمان است ولی از همه آنها مهمتر، رضایت و وفاداری کارکنان و مدیران سازمان است که باید توجه ویژه ای به آن داشت.

 

عموماً صنایع دارایی محور با چالش هایی بسیار در ارتباط با مدیریت دارایی خود مواجه­ اند. شاید بتوان گفت که یکی از رایج ترین چالش ها برقراری توازن بین هزینه چرخه عمر و بهره وری کل در سازمان است. در سیستم­های مدیریت دارایی­های فیزیکی، دارایی ها در فازهای طرح­ ریزی، طراحی، خرید، ساخت، راه اندازی، بهره برداری، نگهداری و اسقاط مورد پایش قرار میگیرد. این نکته حائز اهمیت است که تفکر استراتژیک در ارتباط با مدیریت موفق در تمامی جنبه­ های دارایی از ابتدای شناسایی نیاز و طراحی تا اسقاط آن در سازمان وجود داشته باشد. براین اساس در هر کدام از مراحل، تصمیم­گیری با شفافیت بیشتری صورت گرفته و هزینه و مدت زمان اجرای هر کدام از مراحل چرخه عمر بهینه خواهد شد. در صورت عدم وجود نرم ­افزاری یکپارچه، سازمان با چالش بزرگی در مدیریت دارایی مواجه خواهد بود. در برنامه­ ریزی بلند مدت دارایی نیاز است که بتوان در هر زمان هزینه کلی نگهداری و تعمیرات تجهیز از ابتدا تاکنون، هزینه جایگزینی و ارزش کسب شده ­ایی که دارایی در سازمان ایجاد می­نماید را مورد تحلیل قرار داد. این اطلاعات می­بایست در تمامی سطوح به راحتی برای مدیریت سازمان در دسترس باشد. براین اساس با بکارگیری نرم­ افزار در حوزه نت، نگرش سیستمی و فرایندی و همچنین فرهنگ مستند نمودن اطلاعات در واحدهای نت پررنگ ­تر خواهد شد.

در سال­های اخیر با مطرح شدن مفهوم مدیریت دارایی، گرایش بسیاری از سازمان­های دارایی محور از CMMS به EAM بدلیل یکپارچگی مدیریت هزینه ­یابی نت با فرایندهای مالی و دیگر فرایندهای سازمان که در ادامه به آن اشاره خواهد شد، تغییر یافته است. شناخت تفاوت­های این دو نگرش در انتخاب درست نرم ­افزار مناسب برای سازمان بسیار راهگشا خواهد بود. تفاوت اصلی بین این دو محصول نرم ­افزاری در نتیجه و هدف نهایی مورد انتظار این دو راهکار نهفته است. بطور دقیق­تر، CMMS جهت پایداری و مدیریت نگهداری و بهره ­برداری یک تجهیز ضروری است و تمرکز اصلی آن بر روی مدیریت سفارش کار در نت می­باشد در حالیکه EAM جهت بهینه سازی هزینه، ریسک و عملکرد دارایی در کل چرخه عمر مورد نیاز است.

CMMS نرم ­افزار است که عموماً در سطح دپارتمان نت مورد استفاده قرار می­گیرد این درحالیست که EAM برای کل سازمان قابلیت استفاده را خواهد داشت. همچنین تفاوت دیگر در دامنه و گستره دارایی­ هایی است که در EAM و CMMS درنظر گرفته می­شود. EAM برخلاف CMMS، کل asset portfolio شامل دارایی­های فیزیکی، IT، تجهیزات عملیاتی، ساختمان و دیگر دارایی­های ثابت را دربر می­گیرد. بعبارت دیگر EAM یک نرم ­افزار یکپارچه است که دقیقاً مشابه ERP اما برای سازمان­های دارایی محور بکارگرفته می­شود. هر نرم­ افزار EAM میتواند بجای یک نرم­ افزار CMMS مورد استفاده قرار گیرد اما بدلیل قابلیت ­ها و گستردگی­ های EAM، هر نرم­افزار CMMS نمی­تواند بجای یک نرم افزار EAM بکار گرفته شود. EAM سوابق جامع­تری از دارایی­ها در کل فرایندهای چرخه عمر از شناسایی نیازمندی و طراحی تا اسقاط تجهیز را در برمی­گیرد. چرخه عمر دارایی در واقع یک پروژه طولانی مدت است که با فرایند مهندسی و ساخت تجهیز شروع می­شود. بنابراین این راهکار علاوه براین که نیازمندی­های نگهداری و تعمیرات را پوشش می­دهد، نیازمندی­های الزامات و استانداردهای مدیریت دارایی را نیز برآورده می­نماید. یکی از نیازمندی­های اطلاعاتی در استانداردهای مدیریت دارایی نگهداری تمامی اطلاعات دارایی در کل چرخه عمر در یک دیتابیس واحد و در یک سیستم می­باشد. این موضوع یکی از تفاوت­های مهم مابین دو راهکار EAM و CMMS می­باشد. بنابراین به وضوح میتوان دریافت که مدیریت تمام دارایی­ها حول یکپارچگی می­گردد. این رویکرد دید وسیع­تری نسبت به تحلیل هزینه­ های چرخه عمر دارایی مانند هزینه ساخت، هزینه جایگزینی، هزینه توسعه و بازسازی دارایی و هزینه­های نگهداری آن به سازمان خواهد داد.

EAM یک ارزش افزوده­ ای از طریق ردیابی کامل میزان زمان و هزینه صرف شده بر روی دارایی مانند هزینه برونسپاری (مدیریت قرارداد پیمانکاران)، مواد، اجاره دارایی و دیگر هزینه­ های متفرقه ایجاد می­نماید. بطور مثال اگر یک تکنسین نت که به سایت­ها عملیاتی مختلفی سرویس ارائه می­نماید، کلیه هزینه­ های متفرقه مانند هزینه اقامت و سفر به ازای سفارشات کار مرتبط در سیستم قابل ردیابی و کنترل خواهد بود. در صورت وجود حجم بالایی از سفارشات کار (بطور مثال فعالیت­های اورهال) میتوان مدیریت هزینه کلیه فعالیت­ها را از طریق مدیریت پروژه کنترل نمود. با توجه به پشتیبانی این راهکار از استاندارد ISO 14224 میتوان تجزیه و تحلیل بر روی هزینه و زمان صرف شده را براساس طبقه­ بندی­ های اشاره شده در استاندارد مانند کلاس و گروه تجهیز انجام داد.

لازم بذکر است رویکرد مدیریت یکپارچه دارایی، با توجه به وجود استانداردISO 55001 بیش از پیش مورد توجه قرار گرفته است. این استاندارد روشی است مناسب، جهت اثبات و اطمینان به مشتریان و ذینفعان سازمان که عملیات و کنترل هزینه بصورت قابل اطمینانی اجرا شده و همچنین برگشت سرمایه برای سازمان حداکثر خواهد شد. براین اساس شناخت اینکه کدام یک از راهکارهای مذکور برای سازمان شما متناسب است، بسیار حیاتی خواهد بود. در CMMS تمرکز بر روی نگهداری و تعمیرات است، اگرچه امکان گسترش آن به مدیریت انبار و دیگر حوزه ها وجود دارد اما اغلب توسط نفرات واحدهای نت مورد استفاده قرار می­گیرد. (بسیاری از نرم افزارهای CMMS قابلیت­های بیشتر از آنچه به عنوان مدیریت سفارش کار شناخته میشوند، را نیز پوشش می­دهند). سیستم­ های CMMS با هدف جمع آوری هزینه های مواد، نیروی انسانی، خدمات و به عنوان ابزاری جهت ثبت اطلاعات نگهداری تجهیز طراحی میشوند. لازم بذکر است حتی در صورتیکه CMMS قابلیت­های بیشتری را پیشنهاد نماید، در اکثر اوقات بدلیل اینکه به عنوان نرم ­افزار واحد نت شناخته میشود، بدون استفاده باقی خواهد ماند. این در حالیست که با توجه به اینکه EAM طیف بسیار گسترده­ ای از قابلیت ها مانند نیازمندیهای خرید، مهندسی/ طراحی، ایمنی و بهداشت، محیط زیست، مدیریت کیفیت، تضمین کیفیت، مدیریت پروژه، مدیریت امور قرارداد پیمانکاران، مدیریت ریسک، مدیریت اسناد، مدیریت منابع انسانی و مالی را در بر می­گیرد، میتواند برای کل سازمان بدون نیاز به وجود نرم ­افزار­های متعدد و جزیره­ای مورد استفاده قرار گیرد. برآورده­ سازی Timeline­ها در فعالیت­های نت بسیار حیاتی است، بطوریکه در بعضی صنایع هر روز downtime برای سازمان، میلیون­ها دلار ضرر و زیان به همراه خواهد داشت. بنابراین در سازمان­هایی که از چنین سیستم ­های بهره میبرند، بسادگی میتوان تفکیک هزینه­ های نت و نگهداری تجهیز را جمع­ آوری و کنترل نمود. بی­ تردید براساس آنچه بیان شد، CMMS همه نیازمندی­های چرخه عمر دارایی که در استانداردهای مدیریت دارایی اشاره شده است را به تنهایی برآورده نخواهد کرد.

لازم بذکر است بدلیل ارتباط گسترده با طرف­های تجاری بیرون سازمانی (شرکت­های مهندسی و پیمانکاران نگهداری و تعمیرات) در شرکت­های دارای محور، بکارگیری از قابلیت­های Portal و دسترسی به اطلاعات دارایی­های سازمان از یک دیتابیس مشترک بسیار حائز اهمیت خواهد بود. بطور مثال پیمانکار از برنامه نت هفته­ های آتی برای تجهیزات مرتبط آگاه شده و براین اساس میتواند برنامه­ریزی صحیح­تری جهت آماده­ سازی فعالیت­ها و منابع مورد نیاز نماید. همچنین اجازه ثبت نتایج فعالیت­های صورت گرفته توسط پیمانکار بصورت مستقیم در سیستم وجود خواهد داشت که بروکراسی و تاخیر در بروزرسانی فعالیت­های صورت گرفته را بطور فزاینده­ای کاهش خواهد داد. لازم بذکر است یکی از معیارهای مهم در فرایند انتخاب نرم ­افزار EAM، پشتیبانی از طرف­های تجاری درگیر در فرایند مهندسی و طراحی Plant است.

 

 نتیجه­ گیری:

بسیاری از بسته­ های نرم افزاری CMMS ماژول­های مشابه با EAM را بدون اینکه به اندازه کافی قدرتمند باشند معرفی نموده ­اند. CMMS عموماً برای پاسخگویی به نیازهای ضروری مدیریت نگهداری و تعمیرات و EAM در کلیه فرایندهای سازمان مورد استفاده قرار می­گیرد. بدون شک اندازه و گستردگی و اهمیت مدیریت دارایی در سازمان و میزان محوریت فعالیت مدیریت دارایی میتواند در تصمیم­ گیری و انتخاب CMMS و یا EAM تاثیرگذار باشد. سوابق نشان می­دهد سازمان­های نت کوچک تا متوسط (75 نفر) به احتمال زیاد گرایش به CMMS خواهند داشت. همچنین سازمان­هایی که تعداد پرسنل نت زیاد و دارایی­های مهم، گران و حیاتی دارند، به تهیه نرم ­افزار EAM توصیه می­شوند. در زمانیکه پروژه خرید نرم­ افزار توسط واحد نت هدایت شود، عموماً انتخاب CMMS خواهد بود، زیرا در اینصورت نگرش و نیازمندی سیستم یکپارچه مطرح نخواهد بود. نکته بسیار مهم عدم شتابزدگی در تصمیم­ گیری و انتخاب نرم ­افزار است، زیرا در بسیاری از موارد پس از پیاده­ سازی مجال برگشت به عقب و تصمیم ­گیری مجدد برای سازمان وجود نخواهد داشت. در انتها شایان ذکر است که سازمان­هایی که نیاز فوری به پیاده­ سازی و تهیه نرم­ افزار CMMS دارند (برآورده ­سازی نیازمندی واحد نت در اولویت باشد)، مناسب­ تر است نرم ­افزاری در سطح EAM با قابلیت ماژولار را انتخاب نمایند که بتوانند با قابلیت­های آن رشد نمایند. با این رویکرد آینده­ نگر، سازمان بخش­هایی از یک نرم­ افزار EAM را که تنها نیازمندی­های CMMS را برآورده می­نماید، خریداری نموده اما در صورت نیاز امکان تسریع آن به دیگر فرایندهای سازمان وجود خواهد داشت. با لحاظ نمودن این موضوع، در صورتیکه سازمان بخواهد نرم ­افزار را در دیگر حوزه ­های فرایندی (ایمنی و بهداشت، محیط زیست، مدیریت کیفیت، تضمین کیفیت، مدیریت پروژه، مدیریت امور قرارداد پیمانکاران، مدیریت ریسک، مدیریت اسناد، مدیریت منابع انسانی، مدیریت تولید، مالی و ...) مورد استفاده قرار دهد، میتواند ماژول­های مورد نیاز را با حفظ یکپارچگی اطلاعات در سازمان مورد استفاده قرار دهد.