تغییر، ERP و سفر به سوی موفقیت

همه ما می دانیم که ERP را بعنوان یک بسته نرم افزاری معرفی می کنند که از ماژولهای مختلفی مانند مالی، انبار، خرید، مدیریت و برنامه ریزی پروژه ، مدیریت منابع انسانی و ... تشکیل شده و از طریق دیتا بیس واحد، اطلاعات بین ماژول های مختلف، به اشتراک گذاشته می شوند. ولی واقعیت چیز دیگریست. حتما می پرسید چرا!! این مقاله سعی در پاسخ دادن به این سوال می کند.

ERP از یک نیاز سازمانی آغاز می گردد. نیازی که با توجه به رشد تعداد پرسنل و حجم اطلاعات سازمان ایجاد می گردد و الزاما باید نگرشی متمرکز بر آنها داشت. مدیران ارشد با توجه به آینده ای که برای سازمان خود متصور هستند و همچنین برای اینکه کیفیت و سرعت تصمیمات خود را بالا ببرند، تمایل به پیاده سازی ERP پیدا می کنند.

پس از اینکه این نیاز تبدیل به یک تصمیم می گردد سازمان با چهار مرحله بسیار مهم مواجه خواهد بود.

اول ارزیابی استراتژیک: در این مرحله مدیران وضعیت جاری سازمان های خود را ارزیابی می کنند و سپس وضعیت مطلوب را نیز برای خود ترسیم خواهند کرد. معمولا در این زمان است که فرایندهای سازمان شناسایی می گردند و نقشه فرایندی سازمان مشخص می گردد. تحلیل زیرساخت ها، دانش و انعطاف پذیری نیروی انسانی بسیار مهم و حیاتی است.

دوم انتخاب نرم افزار: امروزه روش های متفاوتی برای انتخاب نرم افزار ERP وجود دارد. پرسشنامه های الکترونیکی در سایت های معتبر می تواند یکی از راه های محدود ساختن دایره فروشندگان نرم افزار در اولین مرحله باشد. سپس با تحلیل هایی که در مرحله قبل انجام شده بود می توان از شرکت های منتخب خواست که وضعیت مطلوب ترسیم شده را در قالب جلسات متناوب ارائه دهند. معمولا نرم افزارهایی توسط لایه تصمیم گیرنده سازمان انتخاب خواهد شد که کمترین شکاف را با فرایندهای سازمان داراست و از پشتیبانی مناسبی برخوردار است.

سوم پیاده سازی: این مرحله خود به مراحل دیگری شکسته خواهد شد. برنامه ریزی و سازماندهی تیم اجرایی در اولین گام انجام می شود. هر چقدر برنامه و تیم اجرایی براساس فرهنگ سازمانی و مبتنی بر واقعیت ها تدوین و انتخاب گردند، احتمال موفقیت بالاتر خواهد بود. در دومین گام مطالعه فرایندها آغاز می گردد. در این قسمت توجه به این نکته بسیار حائز اهمیت است که همه کاربران سازمان ها باید بینایی لازم را بر روی فرایندهای خود داشته باشند. ERP فقط مانند یک عینک عمل خواهد کرد. توصیه می گردد در این گام برای سرعت پیاده سازی تا حد امکان از مهندسی مجدد فرایندها جلوگیری گردد ولی این امر مستلزم این است که فرایندی بهینه در سازمان جاری باشند. گام های بعدی آموزش، تست و ارزیابی خواهند بود. در طول انجام کلیه مراحل بالا مدیریت تغییر و کنترل پروژه انجام می گردد و ممکن است بر اساس نیاز سازمان سفارشی سازی (Customization) نیز صورت پذیرد. مدیریت تغییرات نیز نیاز به شکسته شدن به مراحل دیگری خواهد داشت که در شماره های بعدی این ماهنامه توضیح داده خواهد شد (درک تغییر، برنامه ریزی برای تغییر، اجرا و نظارت بر تغییرات). گام آخر استفاده و بهره برداری از سیستم است که معمولا در چند فاز انجام می شود.

چهارم پشتیبانی: همانطور که تجهیزات نیاز به نگهداری و تعمیرات دارند، سیستم ERP نیز نیاز به بهبود، ارتقاء، مهندسی مجدد و توسعه خواهد داشت. شرکت های بسیاری بوده اند که پیاده سازی موفق داشته اند ولی بدلیل پشتیبانی و توسعه نامناسب شکست خورده اند.

اگر به موارد بالا موضوعاتی مانند "ماهیت چالشی پیاده سازی سیستم جدید"، "آمادگی روحی و روانی منابع انسانی"، "میزان تعامل و تضاد واحدهای سازمانی"، "ظرفیت هزینه کرد سازمان و پذیرش زمان طولانی پیاده سازی"، "درگیری کارکنان سازمان" و بسیاری موارد دیگر را اضافه کنیم، می توانیم دریابیم که چرا یک تعریف کوچک از ERP کار درستی نیست و این امر نیاز به شناخت وسیع خواهد داشت.

خوب است نگاهی به عوامل موفقیت برخی از شرکت ها داشته باشیم. مطمئنا برای کسب این تجربیات هزینه های زبادی تاکنون پرداخت شده و به معنای واقعی کلمه ارزشمند هستند.

در پیاده سازی های موفق، فعالیت ها به صورت دقیق و مبتنی بر واقعیت ها تعریف شده است.
در پیاده سازی های موفق، تعامل و همسویی کارکنان سازمان و دوری از تضادها و چالش ها منفی بسیار بارز بوده است.
در پیاده سازی های موفق، رهبری و مدیریت تیم معمولا ثابت بوده و تا حد امکان تغییر نکرده است.
پیاده سازی های موفق معمولا به زیرپروژه های قابل مدیریت جداگانه شکسته شده و در این حالت با وجود افزایش نیاز به هماهنگی، مدیریت منابع بهبود یافته است. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه توصیه می گردد.
تشخیص صحیح و بموقع مشکلات در طول فرایند پیاده سازی می تواند در حل آسان و کم هزینه آنها بسیار موثر باشد.
کمی کردن شاخص های فرایندی پیاده سازی و نظارت مداوم بر آن نیز بسیار نقش مهمی در موفقیت دارد.

همه مراحل ذکر شده در بالا جزیی از الزامات استقرار ERP در سازمان است ولی از همه آنها مهمتر، رضایت و وفاداری کارکنان و مدیران سازمان است که باید توجه ویژه ای به آن داشت.